Trong kỷ nguyên số, số hóa quy trình làm việc và loại bỏ giấy tờ thủ công không còn là xu hướng, mà là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Đặc biệt, quy trình ký kết và quản lý hợp đồng, mắt xích chiến lược trong chuỗi vận hành, đang chứng kiến sự chuyển dịch mạnh mẽ sang nền tảng số. Hợp đồng điện tử không chỉ thay thế phương thức truyền thống, mà còn mở ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt: Tăng tốc xử lý, đảm bảo bảo mật, tiết giảm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành toàn diện.
Phương thức ký kết hợp đồng truyền thống khiến doanh nghiệp phải đối mặt với quy trình phức tạp, bao gồm in ấn, chuyển phát, ký tay và đóng dấu. Không chỉ mất thời gian, quy trình này còn tiêu tốn đáng kể nguồn lực vận hành. Trung bình, để hoàn tất một hợp đồng có thể mất từ vài ngày đến hàng tuần, chưa kể nguy cơ kéo dài hơn nếu xảy ra sai sót hoặc thiếu giấy tờ hợp lệ.
Không chỉ gây chậm trễ, việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ hợp đồng giấy còn tạo ra chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Trung bình, mỗi bộ hồ sơ 4–10 trang tiêu tốn từ 6.000 đến 10.000 đồng. Như vậy, chỉ 1.000 trang tài liệu đã có thể ngốn từ 1 đến 1,5 triệu đồng. Với các doanh nghiệp xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hợp đồng mỗi năm, chi phí này nhanh chóng trở thành gánh nặng tài chính rõ rệt.
Không chỉ tốn kém thời gian và chi phí, việc sử dụng hợp đồng giấy còn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong khâu lưu trữ và quản lý. Hệ thống lưu trữ thủ công dễ gây thất lạc tài liệu, khó khăn khi tra cứu, và thiếu cơ sở pháp lý rõ ràng trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Những hạn chế này càng trở nên bất cập trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi sự vận hành nhanh chóng, linh hoạt và minh bạch – điều mà chỉ các giải pháp số hóa an toàn, hiệu quả mới có thể đáp ứng trọn vẹn.
Nhằm khắc phục triệt để những hạn chế của hợp đồng truyền thống, MobiFone đã chính thức kết nối với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam và giới thiệu giải pháp MobiFone eContract – nền tảng hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý và nghiệp vụ trong toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ khởi tạo, ký kết đến lưu trữ và quản lý.
Tích hợp hệ thống chữ ký số đạt chuẩn, MobiFone eContract không chỉ đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ mà còn tăng cường bảo mật cho mọi giao dịch điện tử. Quy trình ký kết được rút gọn tối đa, chỉ trong vòng 5 phút, các bên có thể hoàn tất toàn bộ thủ tục từ xa, không cần gặp mặt trực tiếp hay sử dụng giấy tờ. Giải pháp này đặc biệt phù hợp trong xu thế làm việc trực tuyến, giúp doanh nghiệp tăng tốc giao dịch, linh hoạt vận hành và đảm bảo an toàn thông tin trong môi trường số.
Hợp đồng điện tử MobiFone eContract sở hữu nhiều tính năng nổi bật như: Cho phép ký hợp đồng ở nhiều định dạng pdf.word trên mọi thiết bị (Máy tính, Smartphone, Tablet; cho phép người dùng tạo luồng hợp đồng linh hoạt theo nhu cầu và chủ động chọn người ký kết hợp đồng; sử dụng đa dạng phương thức ký số: USB Token, Remote Signing, sim KPI, eKYC… Tích hợp cùng các giải pháp chuyển đổi số trong hệ sinh thái của MobiFone, MobiFone eContract giúp doanh nghiệp khai thác tối đa lợi ích công nghệ như quản lý nhân sự, CRM, quản lý tài liệu, hệ thống ERP – tất cả đều vận hành đồng bộ và liền mạch trên nền tảng số.
MobiFone eContract hiện đã có book API chuẩn sẵn sàng kết nối với các hệ thống khác của doanh nghiệp như: HRM, CRM… giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tự động hóa quy trình ký kết và lưu trữ hợp đồng, giảm thiểu thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả quản trị.
Không chỉ đơn thuần là công cụ ký số, MobiFone eContract còn tích hợp hệ thống lưu trữ thông minh, cho phép người dùng dễ dàng tra cứu, truy xuất và đối chiếu điều khoản hợp đồng mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài thao tác. Tính năng này góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời hỗ trợ hiệu quả trong kiểm soát tuân thủ, quản lý rủi ro và xử lý tranh chấp nếu phát sinh.
Đặc biệt, MobiFone eContract giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành nhờ đáp ứng trọn vẹn 7 tiêu chí tối ưu: Không chi phí in ấn, không phí chuyển phát, không giới hạn không gian, không rủi ro thất lạc, không gián đoạn thời gian, không phụ thuộc địa điểm và không tốn chi phí lưu kho.
Về mặt bảo mật, MobiFone eContract sử dụng công nghệ chữ ký số hợp pháp, được chứng thực bởi các nhà cung cấp uy tín và tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam. Tất cả dữ liệu hợp đồng đều được mã hóa và bảo vệ bởi các lớp xác thực đa tầng, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể bị chỉnh sửa sau khi ký.
Giải pháp MobiFone eContract có thể áp dụng cho hầu hết các loại hợp đồng, từ hợp đồng lao động, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng trao đổi/mua bán đến hợp đồng xây dựng, hợp đồng đại lý, hợp đồng thương mại, hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Ông Nguyễn Văn Thành, Giám đốc Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thành Công chia sẻ: "Từ khi triển khai MobiFone eContract, quy trình ký kết hợp đồng của chúng tôi được rút ngắn đáng kể. Việc ký kết từ xa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đặc biệt là giảm thiểu rủi ro trong lưu trữ. Đây thực sự là một giải pháp hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp trong thời đại số."
Với khả năng đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, tích hợp công nghệ tiên tiến và tính ứng dụng cao trong thực tiễn, MobiFone eContract đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số.
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng truy cập: https://solutions.mobifone.vn/vi/hop-dong-dien-tu-mobifone-econtract hoặc liên hệ tổng đài 1800 1290 để được tư vấn và hỗ trợ.
