Bí thư Thành ủy TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Thiện Nhân trải nghiệm ứng dụng VNPT e-cabinet
Ứng dụng e-Cabinet “Phòng họp không giấy tờ” (theo Đề án của Chính Phủ) và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” được VNPT xây dựng riêng cho UBND TP.HCM nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của Ủy Ban từ cấp thành phố tới cấp xã/huyện.
Thành phố Hồ Chí Minh đi tiên phong
Ngày 25/6 vừa qua, UBND TP.HCM đã triển khai hệ thống Phòng họp không giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" áp dụng tại trụ sở UBND Thành phố. Với việc triển khai hai ứng dụng này, dự kiến giúp Thành phố giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho việc họp hành, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp.
Việc triển khai hệ thống Phòng họp không giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" là bước tiến quan trọng của thành phố trong việc hướng đến một nền hành chính công hiện đại, dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phù hợp với đòi hỏi thực tiễn và xu hướng phát triển trên thế giới. Đồng thời, cũng thể hiện quyết tâm, nỗ lực của UBND thành phố trong việc ứng dụng CNTT, hướng tới mục tiêu Chính quyền không giấy tờ vào năm 2020 trên toàn Thành phố.
Phát biểu tại hội nghị, Bí thư Thành ủy TP.HCM Nguyễn Thiện Nhân cho rằng việc triển khai hai ứng dụng trên là một việc làm thiết thực của chính quyền TP.HCM nhằm phục vụ cải cách hành chính. Bí thư Thành ủy TP.HCM Nguyễn Thiện Nhân chỉ đạo, trong tháng 9/2019, Tp Hồ Chí Minh sẽ triển khai ứng dụng này đến 31 sở ngành và 24 quận, huyện. Năm 2020 sẽ triển khai hai ứng dụng trên đến các xã phường trên toàn địa bàn Thành phố. Hệ thống cấp ủy cũng sẽ triển khai đồng bộ như hệ thống chính quyền để đến cuối năm 2020, toàn Thành phố sẽ áp dụng đồng bộ các ứng dụng này.
Ông Nguyễn Thành Phong - Chủ tịch UBND TP.HCM cho biết, các ứng dụng này có tính thiết thực, hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo TP, lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận, huyện. Việc đưa vào sử dụng sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND Thành phố.
Ứng dụng với đa tính năng tiện ích
Nằm trong đề án chung của Chính phủ về việc cung cấp giải pháp e-Cabinet cho Văn phòng Quốc hội và Sở/Ban/Ngành các cấp, ứng dụng VNPT e-Cabinet được xây dựng nhằm mục tiêu giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiếp kiệm chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.
Giải pháp VNPT e-Cabinet được triển khai trên hạ tầng điện toán đám mây tại các trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn Uptime Tier3 hàng đầu của VNPT. Nhờ đó, các dữ liệu luôn đảm bảo sẵn sàng, an toàn, đồng thời được bảo mật ở mức độ cao nhất. Hệ thống được thiết kế theo cấu trúc tiên tiến, trang bị nhiều tính năng và công cụ cập nhật, qua đó mang đến nhiều lợi ích cho đơn vị sử dụng.
VNPT e-Cabinet bao gồm: hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ. Ứng dụng được xây dựng chuyên nghiệp và bài bản, đảm bảo phục vụ công tác điều hành và theo dõi nội dung cuộc họp của lãnh đạo và các đại biểu từ trước - trong và sau phiên họp.
Trước phiên họp: Nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Các câu hỏi ý kiến của Đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận, qua đó góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.
Trong phiên họp: Đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp (tài liệu chính, tham khảo, cá nhân, kho tài liệu liên kết bên ngoài) kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và thời gian thao tác tính bằng đơn vị giây. Bên cạnh đó VNPT e-Cabinet tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp như: sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số mobile nhằm tăng cường tính pháp lý… Qua đó, giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng. Ngoài ra VNPT e-Cabinet còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản và tiện lợi ngay trên các thiết bị di động.
Sau phiên họp: Các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng. Việc xử lý, thu hồi hoặc tiêu hủy tài liệu số sau phiên họp được thực hiện hết sức đơn giản so với các tác vụ tương tự trên tài liệu giấy.
Còn ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chuyên nghiệp. Ứng dụng còn sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Các tính năng nổi bật của ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” bao gồm: Trao đổi, giao việc tức thời: cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; Nhắc nhở công việc: hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý; Quản lý công việc: ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc; Trợ lý ảo hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin và tính năng nâng cao như tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.
Ứng dụng tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng; nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Các dữ liệu đều được lưu và bảo mật tại Trung tâm dữ liệu của VNPT. Với sự hỗ trợ của “thư ký riêng” này, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước.
Trong những năm gần đây, Tập đoàn VNPT đã cung cấp nhiều giải pháp hướng tới xây dựng chính phủ điện tử. Đến nay, VNPT đã triển khai nhiều dịch vụ cho chính phủ, UBND các tỉnh/TP. Trong đó, VNPT đã tiếp cận, giới thiệu, triển khai smartcity cho 28 tỉnh/TP trên toàn quốc. Hệ thống văn bản điện tử đã được VNPT triển khai cho hơn 43 tỉnh/thành phố với hơn 3.052 cơ sở triển khai (Sở/Quận/Huyện/Xã), trong đó 20 đơn vị đã triển khai trên quy mô toàn đơn vị (Bộ BCVT Lào, Bộ TTTT, Bộ Xây Dựng, Nghệ An, Cao Bằng, Tiền Giang, Lào Cai, Hà Giang, Thanh Hóa, Nam Định, Ninh Bình, Tuyên Quang, Sóc Trăng, Kon Tum…).
Về mảng chính quyền số, Bộ giải pháp Chính phủ điện tử của VNPT đã được triển khai sâu rộng tới 61/63 tỉnh thành trên cả nước. Hệ sinh thái CNTT chuyên ngành Y tế VNPT-HIS của VNPT đã được triển khai tới 7.278 cơ sở y tế các tuyến, tại 60/63 tỉnh, thành phố. Tính đến thời điểm hiện tại, mạng giáo dục vnEdu của VNPT cũng đã được triển khai tới hơn 12.000 trường với gần 4 triệu học sinh, tại 63/63 tỉnh, thành phố. VNPT đã và đang đồng hành cùng các Bộ, Ngành và 53/63 UBND tỉnh, thành phố; tiếp cận, giới thiệu, triển khai mô hình xây dựng thành phố thông minh (Smart City) tại 28 tỉnh/thành phố.